Privacybeleid

Privacyverklaring voor leerlingen en hun ouders

Als schoolbestuur zijn we verplicht om op een transparante wijze te communiceren over de gegevens die wij opslaan en gebruiken van leerlingen en eventueel hun ouders. Wij willen graag toelichting geven bij deze verwerking van persoonsgegevens.

Wie zijn we?

Het schoolbestuur Christelijk onderwijs de Ark vzw, Martelarenlaan 313 - 3010 Kessel-lo, Ond. Nr. 0418.708.319 is verantwoordelijk voor alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen de Vrije lagere school De Ark en Vrije Kleuterschool De Ark. 

Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Als wij jouw gegevens verwerken, dan doen we dit hoofdzakelijk voor de volgende doelen:

Voor onderwijsorganisatie en leerlingenadministratie

Als je ingeschreven bent in onze school willen we natuurlijk weten wie je bent, in welke klas of richting je zit, hoe we jou (en je ouders) kunnen contacteren. We houden ook je toets- en huiswerkresultaten bij zodat we op het einde van het 6^e leerjaar beslissen of we jou een getuigschrift lager onderwijs kunnen uitreiken. Maar ook gegevens of je afwezig bent of school, of je al dan niet in de middagopvang blijft en welke kosten daaraan verbonden zijn, zijn voorbeelden van gegevens die onder dit doel vallen.
Kortom gezegd: dit zijn de persoonsgegevens zodanig dat we onderwijs kunnen organiseren.

Als school gebruiken wij deze gegevens ook om een aantal wettelijke verplichtingen rondom onderwijs te kunnen vervullen die terug te vinden zijn in onderwijswetten zoals het decreet basisonderwijs … maar ook om bijvoorbeeld fiscale attesten rond kinderopvang uit te reiken. Wij hebben de mogelijkheid om je gegevens te verzamelen en te verwerken omdat je ouders en jij een overeenkomst getekend hebben met de school, waardoor jullie akkoord gegaan zijn met het schoolreglement en ons pedagogisch project.

Voor leerlingenbegeleiding

Als school willen we een kwaliteitsvolle leerlingenbegeleiding aanbieden, zonder je persoonsgegevens is geen kwaliteitsvolle begeleiding mogelijk. We willen je ondersteunen en begeleiden in je studiekeuze, onderwijsloopbaan, je psychische en sociale welzijn op school. Dit is een van de opdrachten die de school wettelijk opgelegd worden.

Van alle leerlingen worden bepaalde gegevens genoteerd in het zogenaamde leerlingenvolgsysteem (LVS). Het gaat daarbij om gegevens die nodig zijn om je goed te kunnen begeleiden en die van invloed kunnen zijn op allerlei vlakken.  Dit kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn hoe we jou kunnen helpen met lezen, schrijven of rekenen als jij daar problemen mee hebt. Maar het kan ook gaan over een ruzie die je maakte met andere leerlingen of omdat je gepest wordt op school of omdat je thuis een moeilijke periode doormaakt.  

Andere

Indien de verwerking van persoonsgegevens gebeurt om andere redenen, zal er vaak om uitdrukkelijke toestemming gevraagd worden. Dit is bijvoorbeeld het geval als onze school beeldmateriaal wil publiceren op haar website waar je herkenbaar op staat of omdat we een adressenlijst willen verspreiden naar medeleerlingen van de klas toe.

Hoe verkrijgen we persoonsgegevens?

De gegevens worden opgevraagd bij de aanmelding op school en later bij je definitieve inschrijving op onze school. Een ander deel van de gegevens wordt verzameld tijdens de periode dat je school loopt. Sommige gegevens kunnen we vanuit je oude school verkrijgen, van het CLB of het ondersteuningsnetwerk.

Delen we persoonsgegevens?

Ja, onderwijs maken we niet alleen. Bepaalde persoonsgegevens die jij aan de school bezorgde, worden doorgegeven aan een aantal andere partners met wie we samenwerken. Zo werkt de school samen met CLB (VCLB Leuven) die de school extra gaat ondersteunen met de leerlingbegeleiding en medisch schooltoezicht. Heb je een (gemotiveerd) verslag, dan werken we samen met het ondersteuningsnetwerk (ondersteuningsnetwerk Oost-Brabant) om jou en het lerarenteam extra te ondersteunen. Dit is wettelijk geregeld. In het schoolreglement kan je meer hierover lezen.

Verder worden je identificatiegegevens, je aan- en afwezigheden en je behaalde getuigschrift ook doorgegeven aan het Agentschap voor onderwijsdiensten (AgODi). Zij controleren onder andere of je aan de leerplichtwet voldoet en of je voldoende op school aanwezig bent.

Als je onze school verlaat kunnen we bepaalde gegevens doorgeven aan je nieuwe school. Wil je dit niet, dan kunnen je ouders zich hiertegen verzetten.

Fiscale gegevens (voor het opmaken van fiche voor kinderopvang) worden aan de FOD financiën doorgegeven.

Je persoonsgegevens worden binnen Christelijk onderwijs de Ark vzw enkel gedeeld met de medewerkers die deze informatie effectief nodig hebben in de uitoefening van hun taken. Zij handelen steeds onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.

Wij proberen steeds maximaal gebruik te maken van Europese leveranciers, maar als we beroep moeten doen op niet-Europese derden zorgen we ervoor dat je gegevens buiten Europa even veilig zitten als hier in Europa. Zo sluiten we waar nodig Standaard Contractuele Clausules af met deze partners en zorgen we voor bijkomende waarborgen.

Hoelang bewaren we persoonsgegevens?

Wij bewaren de gegevens maximaal 2 jaar nadat je de school verlaten hebt. Maar voor sommige gegevens is er echter een wettelijke bewaartermijn vastgesteld. Hoe lang we deze gegevens moeten bewaren hangt af van het soort gegeven en kan je nalezen in het document Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten.  

Welke rechten heb jij?

Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond beschik je over een aantal mogelijkheden om controle te behouden over jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: je hebt altijd het recht om je persoonsgegevens in te kijken. Indien je daarom verzoekt, zullen wij je een kopie bezorgen;
• Recht om je persoonsgegevens te verbeteren: je kan altijd foutieve, onvolledige of verouderde persoonsgegevens laten verbeteren of verwijderen;
• Recht om je toestemming in te trekken: je kan op elk ogenblik beslissen om je toestemming in te trekken;
• Recht op bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• Recht op verwijdering van je gegevens mocht blijken dat we ze onrechtmatig verwerken;
• Recht om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Contacteren?

Wil jij je rechten uitoefenen kan je binnen de school het aanspreekpunt informatieveiligheid contacteren. Je kan dat doen op volgend mailadres: privacy@ark123.be.

Daarnaast doen we beroep op de Data Protection Officer (DPO) Katholiek onderwijs Vlaanderen (DPO@katholiekonderwijs.vlaanderen). Vermeld wel steeds het instellingsnummer van de school 012369 (Lagere school) of 047134 (Kleuterschool) als je contact opneemt met de DPO.

De volledige versie van de privacyverklaring kan je hier lezen.